Briefe schreiben wir seltener als früher, und genau deshalb tauchen beim Beschriften des Umschlags regelmäßig Fragen auf. Wohin gehört der Absender, wie viele Zeilen darf die Anschrift haben, und was passiert, wenn die Briefmarke schief klebt? Die Deutsche Post hat dafür klare Vorgaben, die vor allem einen Zweck erfüllen. Ein maschinenlesbarer Umschlag wird schneller zugestellt als einer, den ein Mensch sortieren muss. Dieser Ratgeber führt Feld für Feld durch die Beschriftung.
Der Aufbau eines Briefumschlags
Ein Standardumschlag hat drei Bereiche: oben links den Absender, oben rechts die Briefmarke und im unteren rechten Drittel die Empfängeranschrift. Diese Aufteilung ist keine Konvention aus Höflichkeit, sie richtet sich nach der Technik in den Briefzentren. Dort erfassen Lesegeräte die Anschrift im rechten unteren Bereich. Alles, was außerhalb dieser Zone steht, verlangsamt die Verarbeitung und kann im Zweifel dazu führen, dass der Brief von Hand sortiert wird. Ein bis zwei Tage Verzögerung sind dann keine Seltenheit. Bei zeitkritischer Post fällt das durchaus ins Gewicht. Innerhalb Deutschlands liegt die übliche Laufzeit sonst bei zwei bis drei Werktagen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Für die Anschrift gelten Mindestabstände zu den Rändern. Vorgeschrieben sind mindestens fünfzehn Millimeter zum linken, rechten und unteren Rand sowie vierzig Millimeter zum oberen. Innerhalb dieses Feldes darf nichts anderes stehen, weder Verzierungen noch Aufkleber. Ein einheitlicher Zeilenabstand ohne Leerzeilen ist die zweite wichtige Vorgabe, weil die Erkennung sonst Zeilen zusammenfasst oder trennt und die Zuordnung fehlschlägt. Auch eine Mischung verschiedener Schriftgrößen innerhalb der Anschrift stört diesen Vorgang. Einheitlichkeit ist an dieser Stelle wichtiger als Gestaltung.
| Bereich | Position | Inhalt |
|---|---|---|
| Absender | oben links | Name, Straße, Postleitzahl und Ort |
| Briefmarke | oben rechts | Porto passend zum Format |
| Empfänger | unten rechts | Name, Straße, Postleitzahl und Ort |
| Vermerke | über der Anschrift | Einschreiben, Nicht nachsenden |
| Rückseite | bleibt frei | keine Beschriftung |
Die Empfängeranschrift richtig schreiben
Die Anschrift besteht aus drei Blöcken, die ohne Leerzeile untereinander stehen. Zuerst der Name mit Anrede, dann die Straße mit Hausnummer, zuletzt Postleitzahl und Ort in einer gemeinsamen Zeile. Alles wird linksbündig ausgerichtet, in derselben Schriftart und Größe. Zwischen Postleitzahl und Ort steht ein einzelnes Leerzeichen und kein Bindestrich, was eine der häufigsten Abweichungen in handgeschriebenen Anschriften ist. Ebenso entfällt der frühere Zusatz eines Länderkürzels vor der Postleitzahl. Diese Regel gilt seit Jahren und wird trotzdem häufig anders gehandhabt. Alte Vordrucke im Umlauf tragen dazu bei.
Zusätze wie eine Firmenbezeichnung, ein Postfach oder ein Stockwerk gehören zwischen Name und Straße. Die Reihenfolge lautet also: Name, dann Zusatz, dann Straße. Bei einer Zustellung an eine dritte Person kommt der Vermerk mit dem Kürzel für zu Händen darüber. Ein Postfach ersetzt die Straßenangabe und wird nie zusätzlich zu ihr geschrieben, weil sich sonst zwei mögliche Zustellwege widersprechen und der Brief liegen bleibt. Bei Firmenanschriften mit Großkundenpostleitzahl entfällt die Straße ebenfalls. Wie sich wiederkehrender Schriftverkehr sinnvoll ablegen lässt, zeigt der Ratgeber Entrümpeln für den Papierberg im Arbeitszimmer.
- Zeile 1: Anrede und vollständiger Name, etwa Frau Anna Weber
- Zeile 2: Zusatz wie Firma, Abteilung oder Wohnungsnummer, falls nötig
- Zeile 3: Straße und Hausnummer oder Postfach mit Nummer
- Zeile 4: Postleitzahl, ein Leerzeichen, dann der Ortsname
- Zeile 5: nur bei Auslandssendungen der Bestimmungsstaat in Großbuchstaben
Bei der Schrift gilt dunkel auf hellem, einfarbigem Untergrund. Schwarze Tinte ist die sichere Wahl, dunkles Blau funktioniert ebenfalls. Ungeeignet sind helle Farben, Metallicstifte und jede Form von Rahmen oder Unterstreichung im Anschriftenfeld. Auch bunte Umschläge mit Muster erschweren die maschinelle Erkennung, weshalb sich bei solchen Umschlägen ein weißes Adressetikett anbietet, das den nötigen Kontrast wiederherstellt. Solche Etiketten kosten wenige Cent und lassen sich am Rechner bedrucken. Praktisch ist eine gespeicherte Vorlage für wiederkehrende Empfänger. Weitere Ansätze zur Organisation solcher Vorgänge sammelt der Ratgeber Alltag organisieren mit Planer.
Absender und Briefmarke
Der Absender steht oben links auf der Vorderseite, in derselben Struktur wie die Empfängeranschrift, nur kleiner geschrieben. Die Rückseite bleibt frei, auch wenn viele das anders gelernt haben. Der Grund ist einfach: Bei einer Rücksendung muss die Angabe ohne Umdrehen des Briefes lesbar sein. Ein Absender allein auf der Rückseite führt im Zweifel dazu, dass der Brief nicht zurückkommt und in der Sammelstelle für unzustellbare Sendungen landet. Dort werden Briefe nach einer Frist geöffnet und anschließend vernichtet.
Die Briefmarke gehört in die rechte obere Ecke, möglichst gerade und mit etwas Abstand zu den Rändern. Der Abstand ist wichtig, weil der Stempel Platz braucht und über die Kante hinaus nicht aufgebracht werden kann. Mehrere kleine Marken werden nebeneinander geklebt, nicht übereinander. Eine schief geklebte Marke ist unproblematisch, solange sie vollständig auf dem Umschlag sitzt und keine anderen Angaben überdeckt. Beschädigte oder bereits gestempelte Marken werden dagegen nicht anerkannt. Auch Marken alter Währungen sind seit Langem ungültig.
Das passende Porto richtet sich nach Format und Gewicht. Ein Standardbrief bis zwanzig Gramm ist die günstigste Stufe, darüber folgen Kompakt, Groß und Maxi. Bei Unsicherheit hilft eine Briefwaage oder die Schablone in vielen Filialen. Zu wenig Porto führt dazu, dass der Empfänger nachzahlen muss, was besonders bei Bewerbungen und Behördenpost ein vermeidbarer Nachteil ist. Hinweise zur Ablage solcher Unterlagen gibt der Ratgeber Mehr Ordnung im Alltag. Eine Küchenwaage funktioniert im Notfall genauso gut. Vier Blatt Papier plus Umschlag liegen üblicherweise noch unter zwanzig Gramm.
Briefe ins Ausland
Für Auslandssendungen gilt derselbe Aufbau mit einer Ergänzung: Der Bestimmungsstaat steht als letzte Zeile unter dem Ort, in Großbuchstaben und auf Deutsch, Englisch oder Französisch. Der Ortsname darf zusätzlich in Großbuchstaben geschrieben werden, um ihn hervorzuheben. Postleitzahlen ausländischer Systeme werden unverändert übernommen, auch wenn sie Buchstaben enthalten oder anders aufgebaut sind als die deutsche Variante mit fünf Ziffern. In Großbritannien und den Niederlanden ist das der Regelfall. Auch die Reihenfolge von Hausnummer und Straße weicht in manchen Ländern ab.
Länderkürzel vor der Postleitzahl gelten als überholt und sollten weggelassen werden, weil sie in manchen Ländern zu Fehlzuordnungen führen. Ebenso entfällt der Zusatz einer Region, sofern das Zielland ihn nicht ausdrücklich verlangt. In den Vereinigten Staaten gehört das Kürzel des Bundesstaates dagegen dazu. Ein Blick in die Landesvorgaben lohnt sich vor allem bei Sendungen nach Übersee, weil dort Aufbau und Reihenfolge oft deutlich abweichen. Die Post stellt dafür Beispielanschriften nach Ländern bereit. Ein Blick darauf dauert weniger als eine Minute.
Beim Porto ist zwischen Europa und der restlichen Welt zu unterscheiden, wobei die Gewichtsstufen enger gefasst sind als im Inland. Zollinhaltserklärungen sind bei reinen Briefen nicht nötig, sobald jedoch Waren enthalten sind, ändert sich das. Vor einer Reise lohnt ohnehin ein Blick auf die Formalitäten. Warensendungen brauchen außerhalb der Europäischen Union immer eine Zollerklärung, auch bei geringem Wert und selbst dann, wenn es sich um ein Geschenk handelt. Das passende Formular liegt in jeder Filiale aus. Ausfüllen lässt es sich auch vorab am Rechner.
Besondere Sendungsarten und Vermerke
Neben dem gewöhnlichen Brief gibt es Sendungsarten mit eigenen Anforderungen. Ein Einschreiben wird am Schalter oder online gebucht und bringt einen Aufkleber mit Sendungsnummer mit, der über der Anschrift aufgebracht wird. Der Empfänger quittiert die Zustellung, wodurch sich der Zugang nachweisen lässt. Für fristgebundene Post wie Kündigungen ist diese Variante die sichere Wahl, weil sie im Streitfall als Beleg dient und den genauen Zustelltag dokumentiert. Der Aufpreis liegt je nach Variante zwischen zwei und fünf Euro. Die Sendungsnummer lässt sich anschließend online nachverfolgen.
Weitere Vermerke stehen ebenfalls über dem Anschriftenfeld. Dazu zählt der Hinweis, dass eine Sendung nicht nachgesendet werden soll, was bei Behördenpost und Zustellungen an eine bestimmte Adresse eine Rolle spielt. Auch der Zusatz für eine eigenhändige Übergabe gehört an diese Stelle. Solche Vermerke werden nie in das Anschriftenfeld selbst geschrieben, weil sie sonst als Teil der Adresse gelesen und der Sortierung zugeschlagen werden. Ein Abstand von etwa einem Zentimeter über der ersten Anschriftenzeile genügt dafür. Größere Abstände sind unproblematisch, kleinere dagegen nicht.
Häufige Fehler und wie sie sich vermeiden lassen
Der häufigste Fehler ist der Absender auf der Rückseite, gefolgt von Leerzeilen innerhalb der Anschrift. Beide Punkte verzögern die Zustellung, ohne dass es dem Absender auffällt. An dritter Stelle steht das Beschriften beider Seiten des Umschlags, etwa mit Grüßen oder Verzierungen. Die Rückseite bleibt nach den Vorgaben der Post vollständig unbeschriftet, weil dort Sortiermerkmale aufgebracht werden, die sonst nicht lesbar sind. Auch ein Klebeetikett auf der Rückseite stört diesen Vorgang. Selbst Verschlusssiegel gehören deshalb möglichst flach aufgebracht.
Ein weiterer Punkt betrifft Aufkleber. Dekorative Sticker in der Nähe des Anschriftenfeldes oder in der Ecke für die Briefmarke werden von Lesegeräten als Postvermerke fehlinterpretiert. Auch Klebeband über der Marke ist ungeeignet, weil sich der Stempel dann nicht aufbringen lässt. Verzierungen gehören auf die linke Hälfte des Umschlags, weit genug entfernt vom Anschriftenfeld und der Frankierzone in der rechten oberen Ecke. Ein Abstand von etwa fünf Zentimetern ist dabei ausreichend. Auch Stempel und Wachssiegel gehören in diesen Bereich.
Bei handschriftlichen Anschriften lohnt sich Druckschrift statt verbundener Schreibschrift. Die Erkennung arbeitet mit Mustervergleichen und kommt mit klar getrennten Buchstaben deutlich besser zurecht. Besonders die Ziffern der Postleitzahl verdienen Sorgfalt. Eine Eins mit langem Aufstrich wird häufig als Sieben gelesen, was den Brief in ein völlig falsches Briefzentrum bringt und mehrere Tage kosten kann. Ziffern in getrennten Kästchen zu schreiben hilft der Erkennung zusätzlich. Bei Zweifeln lohnt ein zweiter Blick auf die Vier und die Neun.
Häufige Fragen zum Beschriften von Briefen
Muss der Absender wirklich auf die Vorderseite?
Die Post empfiehlt es ausdrücklich, weil die Angabe bei einer Rücksendung ohne Umdrehen lesbar sein muss. Ein Absender ausschließlich auf der Rückseite wird häufig übersehen, wodurch unzustellbare Briefe nicht zurückkommen. Vorgeschrieben ist ein Absender allerdings nicht, doch ohne ihn verschwindet ein falsch adressierter Brief endgültig, weshalb sich der geringe Aufwand in jedem Fall lohnt.
Was passiert bei zu wenig Porto?
Der Brief wird trotzdem zugestellt, der fehlende Betrag ist aber vom Empfänger nachzuzahlen, meist zuzüglich einer Bearbeitungsgebühr. Bei Sendungen ganz ohne Frankierung geht der Brief an den Absender zurück, sofern dieser lesbar auf der Vorderseite steht. Bei wichtigen Sendungen lohnt sich deshalb eine Briefwaage, die bereits für wenige Euro erhältlich ist und jahrelang zuverlässig arbeitet.
Darf ich den Umschlag bunt gestalten?
Ja, mit Einschränkungen. Die rechte untere Hälfte mit dem Anschriftenfeld und die rechte obere Ecke mit der Briefmarke bleiben frei von Verzierungen, ebenso die gesamte Rückseite. Die linke Hälfte der Vorderseite steht dagegen zur Verfügung. Wichtig bleibt ein ausreichender Kontrast im Anschriftenfeld, weshalb sich bei dunklen oder gemusterten Umschlägen ein weißes Etikett anbietet.
Wie schreibe ich eine Anschrift mit zu Händen?
Der Vermerk steht in der Zeile über der Straßenangabe, direkt unter dem Namen des Unternehmens oder Haushalts. Zuerst kommt also der Name der Organisation, dann der Vermerk mit dem Namen der Person, danach die Straße. Bei Privatpersonen in einer fremden Wohnung lautet der übliche Zusatz bei, gefolgt vom Namen der Person, unter deren Namen der Briefkasten beschriftet ist.
Gilt das alles auch für Postkarten?
Im Kern ja, mit einer wichtigen Abweichung: Bei der Postkarte teilt sich die Rückseite in eine linke Hälfte für den Text und eine rechte für Anschrift und Briefmarke. Die Vorderseite mit dem Motiv bleibt unbeschriftet. Die Abstände zu den Rändern gelten dabei genauso wie beim Brief, ebenso die Empfehlung zu dunkler Schrift auf hellem Grund und ohne Leerzeilen.
Fazit zum Beschriften von Briefen
Ein korrekt beschrifteter Umschlag folgt einem einfachen Muster: Absender oben links auf der Vorderseite, Briefmarke oben rechts, Empfängeranschrift im unteren rechten Bereich mit mindestens fünfzehn Millimetern Abstand zu den Rändern. Die Anschrift steht linksbündig, ohne Leerzeilen und in einheitlicher Schrift. Zwischen Postleitzahl und Ort gehört ein einzelnes Leerzeichen, und die Rückseite bleibt vollständig unbeschriftet. Absender auf der Vorderseite und Briefmarke ohne Klebeband vervollständigen das Bild. Damit sind die wichtigsten Vorgaben bereits erfüllt. Alles Weitere ist eine Frage der Gestaltung. Der Rest des Umschlags steht frei zur Verfügung.
Bei Auslandssendungen kommt der Bestimmungsstaat in Großbuchstaben als letzte Zeile dazu, während Länderkürzel vor der Postleitzahl entfallen. Verzierungen finden auf der linken Hälfte Platz, nicht im Anschriftenfeld. Die vollständigen Vorgaben stellt die Deutsche Post bereit, die Besonderheiten für Auslandsbriefe finden sich auf der Seite zum internationalen Briefversand. Beide Seiten enthalten Beispielabbildungen und lassen sich ohne Anmeldung aufrufen. Ein Ausdruck der Beispielanschrift im Schreibtisch erspart künftig jede Suche. Praktisch ist außerdem eine gespeicherte Etikettenvorlage für häufige Empfänger.
